Aprenda a criar formulários da melhor forma

Por que parar de coletar informações por WhatsApp, e-mail ou Google Forms

A maioria das empresas ainda coleta informações internas ou externas por WhatsApp, e-mail ou um Google Forms isolado e acredita estar usando a melhor solução possível. O problema não é que essas ferramentas sejam ruins — é que hoje a maior parte das plataformas de gestão de projetos já tem formulários nativos conectados diretamente a um quadro ou base de dados. Qualquer trabalho manual de copiar e colar informação de um lugar para outro é, na prática, tempo e energia desperdiçados.

A SquadHub é parceira oficial do Monday.com no Brasil e já implementou esse tipo de solução, integrando formulários e quadros, para mais de 250 clientes — e o cenário de retrabalho manual aparece quase todos os dias nesses projetos.

Todo formulário precisa de um quadro por trás

Antes de criar um formulário no Monday.com, é essencial entender um ponto: todo formulário é vinculado a um quadro dentro da plataforma. Ou seja, é preciso ter uma base de informações — ou pelo menos um lugar onde as respostas vão cair — antes de criar o formulário que vai alimentar essa base.

É possível clicar direto em "Formulário" no menu de criação, mas o caminho mais recomendado (e o que a SquadHub aplica em seus projetos) é sempre criar o quadro primeiro. Para isso, a inteligência artificial do Monday.com pode montar a estrutura inteira a partir de um prompt simples — por exemplo, pedindo um quadro de suporte ao cliente com campos como nome, e-mail, tipo de problema, descrição, prioridade, status e responsável, já com itens de exemplo preenchidos simulando chamados reais.

Criando a visualização de formulário a partir do quadro

Com o quadro pronto, o próximo passo é adicionar uma nova visualização do tipo "Formulário". O Monday.com transforma automaticamente cada coluna do quadro em uma pergunta dentro do formulário — nome, e-mail, status, tipo de problema, descrição, data, prioridade e responsável, por exemplo.

É aqui que entra uma decisão importante: nem toda coluna do quadro deve virar uma pergunta pública no formulário. Campos como status, prioridade e responsável normalmente devem ficar de uso exclusivamente interno — afinal, se o cliente puder escolher a prioridade do próprio chamado, praticamente todo mundo vai marcar como "urgente" ou "crítico".

Editando as perguntas do formulário

Dentro do editor de formulário é possível clicar em cada pergunta para editar o texto, mudar a posição, duplicar ou excluir. Um ponto importante: excluir uma pergunta do formulário não exclui a coluna do quadro — ela apenas deixa de aparecer para quem está respondendo, mas continua disponível para uso interno do time.

Cada tipo de coluna (texto, número, status, opções) tem suas próprias configurações de exibição — por exemplo, mostrar as opções na horizontal, em lista ou em menu suspenso, definir um valor padrão, ocultar a pergunta sem excluí-la ou marcá-la como obrigatória.

Recursos avançados: lógica condicional, páginas e anexos

Alguns recursos tornam o formulário mais inteligente e adaptado ao contexto de cada resposta:

• Lógica condicional: permite direcionar a pessoa para perguntas diferentes dependendo da resposta anterior. Por exemplo, quem reporta um "bug" pode ver uma pergunta extra para enviar um arquivo ou print, enquanto quem reporta uma "dúvida" pula direto para a descrição.
• Múltiplas páginas: formulários longos podem ser divididos em páginas, com a pessoa avançando até concluir o envio completo.
• Novos tipos de pergunta: é possível adicionar campos de telefone, anexo de arquivo, verdadeiro/falso ou link a qualquer momento — cada novo campo gera automaticamente uma nova coluna no quadro vinculado.
• Página de boas-vindas e página de agradecimento: a página inicial (antes do formulário) é opcional e pode até reduzir a conversão em formulários de suporte, já que adiciona uma barreira extra para quem já está com um problema. Já a página de agradecimento, exibida após o envio, pode ser personalizada com uma mensagem específica.

Personalização visual e configurações de uso

Na aba de criação ("Create"), é possível ajustar a aparência do formulário: layout em página única ou em tela cheia, alinhamento, URL personalizada, cores da marca, fonte, logo e barra de progresso — detalhes importantes para manter a identidade visual da empresa ao enviar o formulário para clientes.

Já nas configurações ("Settings"), ficam as regras de funcionamento: permitir um ou múltiplos envios por pessoa, salvar como rascunho, limitar respostas por quantidade ou data, traduzir automaticamente por IA, tornar o formulário anônimo ou identificado, e definir o que acontece depois do envio — como permitir que quem respondeu visualize suas próprias respostas ou seja redirecionado para outra página.

Compartilhando o formulário

Com o formulário finalizado, o Monday.com oferece diversas opções de compartilhamento: link encurtado, proteção por senha, exigência de login, geração de QR code, incorporação (embed) em um site ou compartilhamento direto via e-mail, WhatsApp, LinkedIn ou redes sociais. A partir do primeiro envio, as respostas já caem organizadas no quadro, prontas para o time de atendimento dar sequência — sem nenhuma etapa manual de copiar e colar dados.

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Da coleta manual para a automação completa

Em poucos minutos é possível ter um formulário criado, configurado, editado e compartilhado, recebendo respostas de forma organizada — substituindo de uma vez por todas o processo manual de transferir informações de e-mail, WhatsApp ou planilhas de Excel para dentro de um sistema de gestão.

Esse é apenas um dos recursos do Monday.com como AI Work Platform. Quem quer ir além dos formulários e explorar todo o potencial da ferramenta — da criação do primeiro quadro até o uso avançado de inteligência artificial — pode contar com a formação completa e o suporte de consultoria da SquadHub.